経営企画から「来月から月次報告フォーマットを軽微に変更する」と全部署宛に周知メール。対応は来月分の報告から、サンプルファイルも添付されている。
登場人物：田中部長
関係部署：経営企画部
テーマ分類：部門間調整
他部署からの周知連絡はパターン18の典型で、自分で抱え込んで全部読み込むと判断資源が削られます。軽微な変更かつ来月適用というスケジュール余裕からC優先で扱い、月次報告担当へメールとサンプルを転送して来月分から新フォーマットで作成するよう委任するのが定石です。差分の影響が想定外に大きい場合のみ報告するよう一言添えると、エスカレーション基準も明確になり再発防止に繋がります。パターン18「他部署依頼」の型は解説リファレンス第8章「案件パターン別攻略」で体系的に確認できます。
経営企画からの全部署宛周知で、月次報告フォーマットの軽微な変更、適用は来月分から、サンプルファイルも添付済みという条件です。自分宛の個別依頼ではなく全部署宛の通知である点が重要で、これは自分が判断すべき案件ではなく、担当者へ流すべき案件であることを示しています。軽微という記述を鵜呑みにせず、自部署にとって影響が大きい可能性だけは担当者に確認させる、という一段の配慮を加えられるかが差になります。
C優先とする根拠は、変更が軽微であり、適用も来月からで時間的余裕がある点です。現時点で個別の調整が必要な事項はなく、担当者へ転送して指示を添えるだけで完結します。ただし、実際に作業する担当者にとって影響が想定外に大きい可能性はゼロではないため、その場合のみ報告するようエスカレーション条件を添えておくのが実務的です。全件を自分で確認せず、例外だけを上げさせる設計が委任の要諦です。
月次報告の担当者へ、通知メールとサンプルファイルを転送し、来月分の作成時から新フォーマットで対応するよう指示します。あわせて、差分の影響が想定より大きい場合、または現行の集計手順で対応できない項目がある場合にのみ、今週中に報告するよう伝えます。
判断：Cランクとして報告担当へ共有し、来月分から新フォーマットで反映する。
理由：軽微な変更かつ対応開始は来月で、現時点で個別調整が必要な事項ではないため。
対応：月次報告担当にメールとサンプルファイルを転送し、来月分の作成時に新フォーマットで作成するよう依頼する。差分の影響が想定外に大きい場合のみ報告するよう一言添える。
来月の初回作成時に、新フォーマットでの提出が問題なく完了したかを確認します。手順の変更点は部内の作業手順書へ反映し、担当者が交代しても再現できる状態にします。フォーマット変更が頻繁に発生する場合は、集計元データの持ち方を見直して影響を受けにくくすることを検討します。