総務から「部署メンバーの名刺残数が少なくなっている。発注希望者は今月末までに連絡を」とアナウンスがあった。納品まで2週間を見込む。
登場人物：鈴木主任
関係部署：総務部
テーマ分類：定型事務
名刺発注のような経費・備品系アナウンスはパターン10の典型で、自分で抱え込むと本来注力すべき重要業務の時間を侵食します。業務影響は軽微なC優先案件なので、空き時間にメンバーから必要数を簡潔な様式で取りまとめ、月末期限と納期2週間を見越して総務へ一括依頼するのが効率的です。発注後の受領タイミングをメンバーへ周知するところまで段取りに含めておくと、後追いの問い合わせを未然に防げます。パターン10「経費・備品」の型は解説リファレンス第8章「案件パターン別攻略」で体系的に確認できます。
名刺の残数確認と発注希望の取りまとめという、典型的な庶務案件です。期限は今月末、納品まで二週間という条件が示されています。判断の余地はほとんどなく、問われているのは処理経路の選択です。自分で全員分を確認して回るのか、簡単な様式でメンバーに記入させて集約するのか、あるいは担当者に取りまとめを任せるのか。管理職が自分の時間を使う理由がない案件であり、委任と仕組み化の判断が評価対象になります。
C優先とする根拠は、業務影響が軽微であることです。ただし、納品まで二週間かかるという条件があるため、完全に後回しにすると名刺切れが発生します。期限と納期を合わせて逆算し、月末までに取りまとめを完了させる段取りだけは確保する必要があります。低優先度でも期限管理は必要という、C案件の扱い方を示す典型例です。優先度の低さと締切の存在は独立した属性であり、混同しないことが重要です。
空き時間に、メンバーへ必要数を記入する簡単な様式を配布し、三日以内の回答を依頼します。取りまとめは庶務担当に任せ、月末の期限前に総務へ一括で発注依頼します。納期二週間を見込み、受領予定時期をメンバーへ併せて周知します。
判断：Cランクとして月末までに必要数を取りまとめ、総務へ一括依頼する。
理由：定型事務で業務影響は軽微、ただし期限と納期2週間を踏まえ後回しにし過ぎないようにするため。
対応：自部署メンバーに必要数を簡単な様式で確認し、月末前に取りまとめて総務へ一括発注依頼する。発注後は納期2週間を見越し、メンバーへ受領タイミングを共有する。
名刺のような定期的に発生する庶務は、次回から担当者が自律的に処理できるよう手順を残します。発注時期を年間カレンダーに登録しておけば、管理職の判断を介さずに回るようになります。この種の案件を仕組みに落とすことが、重要案件へ時間を回す最も確実な方法です。